Rozjemstwo w Sporach
Rozjemstwo w Sporach to jeden ze sposobów polubownego rozstrzygania sporów. W polskim prawodawstwie rozjemstwo nie występuje. Z rozjemstwem mamy więc do czynienia praktycznie wyłącznie wówczas, gdy kontrakt realizowany jest według Warunków Kontraktowych FIDIC.
"Warunki kontraktowe dla budowy dla robót inżynieryjno - budowlanych projektowanych przez Zamawiającego", czyli warunki zwane popularnie "Czerwoną książką FIDIC" zakładają powołanie Stałej Komisji Rozjemstwa w Sporach, a więc Komisji powoływanej na początku realizacji Kontraktu. Komisja ta na bieżąco winna monitorować realizację Kontraktu, aby minimalizować ryzyko wystąpienia Sporów, a w razie ich wystąpienia, szybko i sprawnie Spory te rozstrzygać.
Według "Warunków kontraktowych dla urządzeń oraz projektowania i budowy dla urządzeń elektrycznych i mechanicznych oraz robót inżynieryjnych i budowlanych projektowanych przez Wykonawcę", czyli "Żółtej książki FIDIC" mamy standardowo do czynienia z Komisją Rozjemstwa w Sporach "ad hoc", a więc powoływaną dopiero w momencie powstania Sporu na wniosek jednej ze Stron Kontraktu.
Rozjemstwo w Sporach wg Warunków Kontraktowych FIDIC - Przewodnik dla Stron Kontraktu
W procesie inwestycyjnym roszczenia Stron mogą wynikać z Warunków Kontraktowych FIDIC, obowiązującego prawa, a także wszelkich innych zapisów Kontraktu.
Wszelkie Roszczenia Stron rozpatrywane są przez Inżyniera w trybie określonym w klauzuli 3.5. Inżynier zobowiązany jest doprowadzić do porozumienia Stron, bądź - gdy porozumienia nie uda się osiągnąć - dokonać sprawiedliwego ustalenia, zgodnie z kontraktem uwzględniając wszystkie istotne okoliczności.
Jeżeli którakolwiek ze Stron nie jest zadowolona z ustalenia dokonanego przez Inżyniera, bądź Inżynier nie dokona ustalenia w terminie wynikającym z Kontraktu (standardowo 42 dni), to można uznać, że pomiędzy Stronami Kontraktu doszło do sporu. Do sporu dochodzi także wówczas, gdy jedna ze Stron (lub obie) nie zastosuje się do ustalenia dokonanego przez Inżyniera.
Powstały spór może być poddany rozstrzygnięciu przez Komisję Rozjemstwa w Sporach, zgodnie z Rozdziałem 20 [Roszczenia, spory i arbitraż] Warunków Kontraktowych.
UWAGA! W pewnych specyficznych sytuacjach może się zdarzyć, że Strony uznają, iż są w sporze, mimo że nie zgłaszano Roszczeń Inżynierowi. Można wówczas pominąć procedurę Roszczeń i bezpośrednio oddać Spór do rozstrzygnięcia przez Komisję Rozjemstwa w Sporach.
W Warunkach Kontraktowych FIDIC występują 2 typy Komisji Rozjemstwa w Sporach, a zatem rozróżniamy dwa odmienne przypadki postępowania:
Stała Komisja Rozjemstwa w Sporach przewidziana jest w Warunkach Kontraktowych dla Budowy dla Robót inżynieryjno - budowlanych projektowanych przez Zamawiającego, tzw. „Czerwona Książka FIDIC”.
Uwaga: wszelkie odniesienia w dalszym tekście do Warunków Kontraktowych lub Ogólnych Warunków Umowy z Rozjemcą przy omawianiu stałej Komisji Rozjemstwa w Sporach należy rozumieć jako odwołania do tekstu „Czerwonej Książki FIDIC”.
Powołanie Stałej Komisji Rozjemstwa w Sporach następuje na podstawie zapisów klauzuli 20.2 [Powołanie Komisji Rozjemstwa w Sporach].
Termin na powołanie Stałej Komisji Rozjemstwa w Sporach winien być ustalony w Załączniku do Oferty. Jeżeli termin ten, w Załączniku do Oferty nie został ustalony, to wobec braku możliwości dochowania terminów opisanych w klauzuli 20.3 [Brak uzgodnienia składu Komisji Rozjemstwa w Sporach], przyjąć należy, że Stała Komisja Rozjemstwa w Sporach nie będzie powoływana, a powstałe w trakcie trwania Kontraktu spory rozstrzygane będą przez Komisję Rozjemstwa w Sporach „ad hoc”, czyli powoływaną doraźnie, dla rozwiązania konkretnego sporu powstałego pomiędzy Stronami.
Jeżeli w Załączniku do Oferty ustalono, że Komisja Rozjemstwa w Sporach powoływana będzie w składzie jednoosobowym Strony powołują Rozjemcę wspólnie. Jeżeli w Załączniku do Oferty ustalono 3 osobowy skład Komisji Rozjemstwa w Sporach, każda ze Stron powołuje jednego Członka Komisji Rozjemstwa w Sporach. Trzeci Członek Komisji Rozjemstwa w Sporach powoływany jest przez Strony wspólnie. Wybrany wspólnie przez Strony trzeci Członek Komisji Rozjemstwa w Sporach zostaje Przewodniczącym Komisji Rozjemstwa w Sporach. W przypadku, gdy w Załączniku do Oferty nie ustalono z ilu osób składać się będzie Komisja Rozjemstwa w Sporach, Komisja Rozjemstwa w Sporach składać się będzie z 3 osób (zgodnie z klauzulą 20.2 [Powołanie Komisji Rozjemstwa w Sporach]).
W przypadkach opisanych w klauzuli 20.3 [Brak uzgodnienia składu Komisji Rozjemstwa w Sporach] oraz w przypadku, gdy Strony zgodnie odstąpią od wyznaczania Członków Komisji, na wniosek jednej lub obu Stron, Członka / Członków Komisji Rozjemstwa w Sporach wyznacza jednostka wskazana w Warunkach Szczególnych Kontraktu lub w Załączniku do Oferty. Wyznaczenie takie jest ostateczne i wiążące dla Stron Kontraktu.
Wyznaczenie Członka / Członków Komisji Rozjemstwa w Sporach przez tę jednostkę łączy się z koniecznością poniesienia kosztu wyznaczenia, który strony ponoszą solidarnie.
Występując o powołanie Członka / Członków Komisji Rozjemstwa w Sporach należy podać podstawowe informacje o Kontrakcie. W załączniku nr 1 podano przykładowy tekst (uniwersalny dla obu przypadków) wniosku o wyznaczenia Członka / Członków Komisji Rozjemstwa w Sporach.
Komisja Rozjemstwa w Sporach „ad hoc” przewidziana jest w Warunkach Kontraktowych dla Urządzeń oraz Projektowania i Budowy dla urządzeń elektrycznych i mechanicznych oraz Robót inżynieryjnych i budowlanych projektowanych przez Wykonawcę, tzw. „Żółta Książka FIDIC”.
Uwaga: wszelkie odniesienia w dalszym tekście do Warunków Kontraktowych lub Ogólnych Warunków Umowy z Rozjemcą przy omawianiu Komisji Rozjemstwa w Sporach „ad hoc” należy rozumieć jako odwołania do tekstu „Żółtej Książki FIDIC”.
Procedura powołania Komisji Rozjemstwa w Sporach nie różni się w niczym od procedury opisanej w przypadku powoływania Stałej Komisji Rozjemstwa w Sporach. Zmienia się natomiast moment i termin jej powołania.
W przypadku, gdy którakolwiek ze Stron Kontraktu uzna, że powstał spór pomiędzy Stronami Kontraktu zobowiązana jest przedłożyć drugiej Stronie powiadomienie o zamiarze przedstawienia sporu Komisji Rozjemstwa w Sporach zgodnie z klauzulą 20.4 [Uzyskiwanie Decyzji Komisji Rozjemstwa w Sporach].
Komisja Rozjemstwa w Sporach winna być powołana w ciągu 28 dni od złożenia powiadomienie o zamiarze przedstawienia sporu Komisji Rozjemstwa w Sporach. W przypadku niedotrzymania tego terminu Komisję Rozjemstwa w Sporach winna wyznaczyć jednostka wskazana w Warunkach Szczególnych Kontraktu lub w Załączniku do Oferty.
W załączniku nr 1 podano przykładowy tekst (uniwersalny dla obu przypadków) wniosku o wyznaczenia Członka / Członków Komisji Rozjemstwa w Sporach.
Rozjemcą może być każda osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Rozjemcą nie może być jednak czynny zawodowo sędzia państwowy. Osoba pełniąca obowiązki Rozjemcy musi być niezależna od Stron sporu i Inżyniera oraz zapewniać bezstronność działania.
Gdy do Kontraktu włączono listę potencjalnych członków Komisji Rozjemstwa w Sporach, to wybór członków Komisji Rozjemstwa w Sporach powinien być dokonany z tej listy.
Obie Strony muszą wyrazić zgodę na osobę Rozjemcy.
Należy bezwzględnie podkreślić, że Rozjemca wyznaczany przez Stronę nie jest w żadnym przypadku rzecznikiem czy też przedstawicielem tej Strony.
Pomocnym w wyborze Rozjemcy może być skorzystanie z listy Rozjemców rekomendowanych przez SIDIR, czyli polską oraganizację członkowską FIDIC
Umowy z Komisją Rozjemstwa w Sporach (jednoosobową) lub z poszczególnymi Członkami Komisji Rozjemstwa w Sporach są Umowami trójstronnymi, to jest zawieranymi przez Zamawiającego, Wykonawcę i Członka Komisji Rozjemstwa w Sporach.
Umowa z Rozjemcą (Członkiem Komisji Rozjemstwa w Sporach) winna opierać się na Ogólnych Warunkach Umowy z Rozjemcą, zawartych w Dodatku do Warunków Ogólnych Kontraktu z takimi zmianami, jakie zostaną uzgodnione między Stronami, a Rozjemcą. W umowie należy ustalić warunki honorarium rozjemcy oraz wynagrodzenie każdego eksperta, z jakim Komisja Rozjemstwa w Sporach będzie potrzebowała się konsultować dla rozpatrzenia sporu.
Dla zachowania niezależności Rozjemcy / Rozjemców od Stron Kontraktu (Zamawiającego i Wykonawcy) wynagrodzenie Rozjemcy pokrywane jest po połowie przez każdą ze Stron.
1. W przypadku stałej Komisji Rozjemstwa w Sporach na wynagrodzenie Rozjemcy / Rozjemców składają się:
a. wynagrodzenie miesięczne obejmujące zaznajomienie się i utrzymywanie stałej znajomości wydarzeń związanych z Kontraktem, gotowość do podjęcia działań związanych z rozstrzyganiem zgłoszonych sporów i inne koszty ponoszone przez Rozjemcę w związku z utrzymywaniem gotowości do działania,
b. wynagrodzenie dzienne za wszelkie działania związane z rozstrzyganiem zgłoszonych sporów i przygotowaniem decyzji opisane w punkcie 6 [Zapłata], litera (b) Ogólnych Warunków umowy o Rozjemstwie,
c. zwrot kosztów racjonalnie poniesionych w związku z pełnieniem funkcji Rozjemcy.
2. W przypadku Komisji Rozjemstwa w Sporach „ad hoc” na wynagrodzenie Rozjemcy / Rozjemców składają się:
a. wynagrodzenie dzienne za wszelkie działania związane z zapoznaniem się z wnioskiem o rozstrzygnięcie sporu, zapoznanie się z Warunkami Kontraktu w zakresie niezbędnym do rozstrzygnięcia sporu, działania związane z rozstrzygnięciem sporu i przygotowaniem decyzji,
b. zwrot kosztów racjonalnie poniesionych w związku z pełnieniem funkcji Rozjemcy.
Uwaga: dla uniknięcia ewentualnych nieporozumień w sprawie wynagrodzenia Rozjemcy wskazane jest, aby zawierając umowę z Rozjemcą (w przypadku KR „ad hoc”), ustalić przewidywaną maksymalną ilość dni niezbędną do rozstrzygnięcia sporu. Wówczas każde zwiększenie ilości dni (np. w przypadku zgłaszania nowych dowodów przez Strony, wniesienia nowego sporu do rozstrzygnięcia przez KR), wymagać będzie zawarcia aneksów do umowy z Rozjemcą.
1. W przypadku stałej Komisji Rozjemstwa w Sporach, umowa z Rozjemcą / Rozjemcami wchodzi w życie w późniejszym z terminów:
a. Dacie Rozpoczęcia określonej w Kontrakcie (wyznaczonej przez Inżyniera zgodnie z Kontraktem) w przypadku gdy wcześniej zawarto umowę / umowy z Członkiem / Członkami Komisji Rozjemstwa w Sporach,
b. gdy Zamawiający, Wykonawca i Członek (wszyscy Członkowie w przypadku trzyosobowej KR) Komisji Rozjemstwa w Sporach podpiszą Umowę (-y) o Rozjemstwo.
2. W przypadku Komisji Rozjemstwa w Sporach „ad hoc”, umowa z Rozjemcą / Rozjemcami wchodzi w życie gdy Zamawiający, Wykonawca i Rozjemca lub każdy z Członków Komisji Rozjemstwa w Sporach odpowiednio podpisze Umowę z Rozjemcą.
Uwaga: Ogólne Warunki Umów o Rozjemstwie nakładają zarówno na Zamawiającego jak i na Wykonawcę obowiązek powiadomienia Członka (-ów) Komisji Rozjemstwa w Sporach kiedy Umowa o Rozjemstwie weszła w życie pod rygorem utraty ważności umowy (-ów) w terminie sześciu miesięcy od jej (ich) zawarcia.
Spór może zostać wniesiony przez Stronę do rozpatrzenia przez Komisję Rozjemstwa w Sporach w każdym czasie od czasu, gdy weszła w życie Umowa (-y) o Rozjemstwo do czasu wygaśnięcia tych Umów (uwaga: w przypadku Komisji Rozjemstwa w Sporach „ad hoc”, Rozjemca czy też trzyosobowa Komisja Rozjemstwa w Sporach nie jest obowiązana do podjęcia jakichkolwiek działań do czasu otrzymania zaliczki wynikającej z Ogólnych Warunków Umów o Rozjemstwie). Komisja Rozjemstwa w Sporach „ad hoc” powoływana jest dla rozstrzygnięcia konkretnego sporu, jaki powstał miedzy Stronami w trakcie realizacji Kontraktu, jednak zapisy klauzuli 20.2 [Powołanie Komisji Rozjemstwa w Sporach] dopuszczają, w okresie ważności Umowy (ów) o Rozjemstwie, przedłożenie Komisji Rozjemstwa w Sporach innych sporów na mocy klauzuli 20.4. Należy jednak przyjąć, że przedłożenie Komisji Rozjemstwa w Sporach „ad hoc” innych sporów do rozpatrzenia może się odbyć tylko za zgodą drugiej Strony i wymaga zawarcia aneksów do umowy (-ów) z Rozjemcą (-ami).
Wniosek do Komisji Rozjemstwa w Sporach winien być wniesiony na piśmie i powinien stwierdzać, że jest składany stosownie do klauzuli 20.4 [Uzyskiwanie decyzji Komisji Rozjemstwa w Sporach]. Przykładowy wzór wniosku do Komisji Rozjemstwa w Sporach załączono jako Załącznik nr 2.
Za termin dostarczenia wniosku trzyosobowej Komisji Rozjemstwa w Sporach uznaje się dzień, w którym wniosek został przekazany jej Przewodniczącemu. Kopia wniosku winna być równocześnie przekazana drugiej Stronie oraz Inżynierowi.
Do wniosku należy załączyć wszelkie niezbędne (i tylko niezbędne) dokumenty uzasadniające wniosek. Zaleca się bardzo staranne dobranie dokumentów stanowiących załącznik do wniosku. Przekazywanie nadmiernej ilości dokumentów prowadzić może do niepotrzebnego wydłużenia czasu pracy KR poprzez konieczność zapoznawania się z dokumentami (częściami dokumentów) nie dotyczącymi przedmiotu sporu, a tym samym do niepotrzebnego wzrostu wynagrodzenia Rozjemcy (-ów). Szczególnie istotne jest to w przypadku przekazywania bardzo obszernych dokumentów, na przykład Projektu Budowlanego czy też Programu Funkcjonalno – Użytkowego. W takim przypadku korzystne jest przekazanie tylko tych stron dokumentu, w których pojawiają się istotne, dla rozstrzygnięcia sporu, informacje.
Warunki Kontraktu wymagają zachowania formy pisemnej dla przepływu informacji między Stronami również w toku postępowania przed Komisją Rozjemstwa w Sporach. O sposobie przekazywania wniosków, pism, terminach ich składania decyduje Przewodniczący Komisji Rozjemstwa w Sporach, o czym powiadamia odpowiednio Strony. Ze względu na znaczenie daty wpływu wniosku do Rozjemcy (Przewodniczącego KR w przypadku Komisji trzyosobowej) zalecanym trybem jest droga elektroniczna, a wszelkie wnioski, pisma winny być przesłane jednocześnie do wszystkich Stron i Rozjemców, na adresy poczty elektronicznej wskazanej przez zainteresowanych. Poza drogą elektroniczną, o ile Przewodniczący nie zarządzi odmiennie, wszelka korespondencja może być przekazywana przesyłką kurierską z potwierdzeniem odbioru lub listem poleconym ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
Zgodnie z zapisami klauzuli 20.4 [Uzyskiwanie decyzji Komisji Rozjemstwa w Sporach], KR wydaje Decyzję w ciągu 84 dni od otrzymania wniosku (lub od dnia zapłaty zaliczki w przypadku Komisji Rozjemstwa w Sporach „ad hoc”, jeżeli termin ten jest późniejszy).
W możliwie jak najkrótszym terminie od otrzymania wniosku o rozpatrzenie sporu, niezbędnym do zapoznania się z meritum sporu, Rozjemca / Przewodniczący Komisji Rozjemstwa w Sporach trzyosobowej winien wydać Zarządzenie Proceduralne nr 1 informujące Strony (Zamawiającego i Wykonawcę) o przewidywanym toku rozpatrywania sporu. W Zarządzeniu tym winien być wskazany proponowany termin spotkania Komisji Rozjemstwa w Sporach ze Stronami i Inżynierem (przesłuchania Stron) wraz z programem tego spotkania, niezbędne uzupełnienia dokumentów (o ile jest to możliwe na tym etapie), wizytacji Terenu Budowy (jeżeli konieczna) itp.
Komisja Rozjemstwa w Sporach, w miarę możliwości, winna informować Strony o postępie prac Komisji.
Po zakończeniu prac, Komisja Rozjemstwa w Sporach sporządza Decyzję (najpóźniej w 84 dniu lub w innym terminie uzgodnionym ze Stronami). O przygotowaniu Decyzji Komisja powiadamia Strony wystawiając jednocześnie faktury na kwoty należnych honorariów oraz pokrycie poniesionych kosztów. Decyzja Komisji Rozjemstwa w Sporach wydawana jest stronom po opłaceniu faktur.
Stała Komisja Rozjemstwa w Sporach działająca na Kontrakcie obowiązana jest do wizytowania Terenu Budowy w odstępach nie dłuższych niż 140 dni oraz na żądanie Zamawiającego lub Wykonawcy w okresach krytycznych wydarzeń budowlanych dla zapoznania się i utrzymania znajomości postępu Robót oraz aktualnymi i potencjalnymi problemami i roszczeniami.
Stała Komisja Rozjemstwa w Sporach (bądź jeden z Członków Komisji Rozjemstwa w Sporach – za zgodą pozostałych Członków), wyłącznie na wspólny wniosek Stron, może wydać opinię w każdej sprawie odnoszącej się do Kontraktu.
Zgodnie z zapisami klauzuli 20.4 [Uzyskiwanie Decyzji Komisji Rozjemstwa w Sporach], Decyzja Komisji Rozjemstwa w Sporach jest wiążąca dla obu Stron, które winny niezwłocznie wprowadzić ją w życie dopóki i jeżeli nie zostanie ona zmieniona w postępowaniu pojednawczym lub wyrokiem arbitrażu.
1. W przypadku stałej Komisji Rozjemstwa w Sporach, umowa z Rozjemcą / Rozjemcami wygasa z dniem kiedy wchodzi w życie zwolnienie od zobowiązań do którego odnosi się klauzula 14.12 [Zwolnienie ze zobowiązań], lub w innym terminie który Strony Kontraktu i Rozjemca (-y) mogą wzajemnie uzgodnić w umowie (-ach).
2. W przypadku Komisji Rozjemstwa w Sporach „ad hoc”, umowa z Rozjemcą / Rozjemcami wygasa z chwilą, kiedy KR wyda swoją decyzję w sporze (lub ostatnim przedłożonym KR do rozstrzygnięcia sporze), przedłożonym jej na mocy klauzuli 20.4 [Uzyskiwanie decyzji Komisji Rozjemstwa w Sporach] chyba, że Strony Kontraktu i Rozjemca (-y) wzajemnie uzgodnią inny termin w umowie (-ach).
